www.profilio.link
Zobacz Blog Prawny

Profilio — legalny model rozliczeń bez firmy

Umowy • PIT • VAT • ZUS • IP To nie jest optymalizacja podatkowa. To uporządkowane rozliczenia w ramach prawa. Podstawa prawna: Kodeks cywilny (zasada swobody umów, art. 353¹)

Co chcemy udowodnić w 10 minut
Profilio = legalne rozliczenie pracy i praw autorskich + komplet dokumentów + obowiązki płatnika po stronie operatora
Cel
Pokazać, że Profilio działa na klasycznych umowach (dzieło/zlecenie/usługi) oraz w ramach przepisów podatkowych.
Jak działa
Wyjaśnić: kto z kim ma umowę, kto wystawia fakturę, kto rozlicza PIT i ZUS.
Mity, które obalamy
„To obejście", „szara strefa", „optymalizacja"? Wszystko opiera się na sprawdzonych mechanizmach prawnych.
Dla kogo
Dla firm, które chcą kupować usługi od osób bez JDG.
Dla freelancerów i osób dorabiających (pracownicy etatowi, studenci, działalność nierejestrowana).
Podstawa prawna: Kodeks cywilny art. 353¹; Ustawa o PIT (ogólne zasady opodatkowania osób fizycznych)
Najczęstsze obawy firm — i proste odpowiedzi
Wokół modeli rozliczeń „bez firmy" narosło wiele nieporozumień. Oto najczęstsze mity i rzeczywistość, która za nimi stoi.
MIT: „To optymalizacja podatkowa"
FAKT: To normalne rozliczenie umów cywilnoprawnych i/lub działalności nierejestrowanej. Podatek jest naliczany zgodnie z ustawą, a dokumenty są kompletne i rzetelne.
MIT: „To nielegalne faktury"
FAKT: Fakturę dla klienta wystawia operator (podatnik VAT), a wykonawca rozlicza się na podstawie umowy i informacji podatkowych — wszystko zgodnie z przepisami.
MIT: „To ukryty etat"
FAKT: W Profilio rozliczamy rezultat albo usługę, bez podporządkowania jak w umowie o pracę. Różnica jest jasno określona w przepisach prawa.
Podstawa prawna: Ustawa o VAT (fakturowanie), Kodeks pracy art. 22 §1 (cechy stosunku pracy), Kodeks cywilny (umowy cywilnoprawne)
Kto jest kim w Profilio (model 3-stronny)
Model Profilio opiera się na trzech stronach, z których każda ma jasno określoną rolę i odpowiedzialność. To zapewnia transparentność i zgodność z przepisami.
Klient (Zleceniodawca)
Zamawia usługę lub dzieło i płaci operatorowi. Otrzymuje fakturę (VAT lub właściwy dokument) oraz komplet załączników (np. protokół odbioru, przeniesienie praw autorskich).
Dowód: faktura + załączniki
Operator Profilio
Organizuje rozliczenie: wystawia dokument sprzedaży klientowi, zawiera umowę z wykonawcą, rozlicza podatki jako płatnik (tam gdzie wymagane).
Dowód: płatnik / archiwum
Wykonawca (freelancer)
Realizuje pracę i otrzymuje wynagrodzenie netto zgodnie z umową. Otrzymuje umowę, potwierdzenia oraz rozliczenie podatkowe (np. PIT-11).
Dowód: umowa + PIT-11
Przepływ w modelu Profilio
Pieniądze: Klient → Operator
Umowa: Operator ↔ Wykonawca
Dokument: Operator → Klient
Podstawa prawna: Ustawa o VAT (sprzedaż i fakturowanie); Ustawa o PIT art. 41–42 (obowiązki płatnika); Kodeks cywilny
5 cech legalnego modelu Profilio
Co odróżnia legalny model rozliczeń od wątpliwych konstrukcji optymalizacyjnych? Oto fundamenty, na których zbudowany jest Profilio.
01
01. Dopasowanie umowy do charakteru pracy
Umowy są dobierane według realnego charakteru pracy — dzieło (rezultat) lub zlecenie/usługi (proces i staranność).
02
02. Jasny przepływ pieniędzy i dokumentów
Każdy etap, od akceptacji zlecenia po wypłatę, jest udokumentowany i przejrzysty.
03
03. Podatek zgodnie z przepisami
Podatek naliczany jest według obowiązujących stawek i zasad, bez sztucznych obniżek.
04
04. Prawa autorskie tylko gdy są
Prawa autorskie są przenoszone lub licencjonowane wyłącznie, gdy faktycznie powstał utwór.
05
05. Archiwizacja i ślad dowodowy
Wszystkie dokumenty są przechowywane cyfrowo z pełnym śladem audytowym, gotowe na kontrolę.
Dlaczego to ważne dla firmy?
  • Księgowanie - Przejrzysta dokumentacja dla księgowości.
  • Audyt - Gotowość na kontrole skarbowe i audyty.
  • Redukcja ryzyk - Minimalizacja ryzyk prawnych i compliance.
Podstawa prawna: Kodeks cywilny; Ustawa o PIT; Ustawa o prawie autorskim; Ustawa o rachunkowości art. 21 (dowody księgowe)
Fundamenty prawne: klasyczne umowy i tryby pracy
Model Profilio wykorzystuje sprawdzone konstrukcje prawne. Oto mapa dostępnych form współpracy i ich zastosowanie.
W Profilio rozliczamy to jako klasyczne źródła PIT (m.in. działalność wykonywana osobiście).
Podstawa prawna: Kodeks cywilny art. 627 i n. (dzieło), art. 734 i n. + art. 750 (zlecenie/usługi); Prawo przedsiębiorców (art. 3 i 5) (NDG)
Umowa o dzieło — kiedy jest właściwa
Definicja w 1 zdaniu
Płacisz za efekt, nie za czas.
Checklista zgodności
  • Da się opisać efekt (np. „film 60s", „landing page", „logo", „moduł X")
  • Są określone termin i kryteria odbioru
  • Istnieje protokół odbioru / akceptacja rezultatu
  • Brak stałych godzin pracy i podporządkowania służbowego
  • Odpowiedzialność dotyczy efektu (a nie „bycia w gotowości")
  • Możliwe przeniesienie praw autorskich (jeśli powstał utwór)
Czerwone flagi
  • Stałe godziny pracy
  • Dyżury i gotowość
  • Praca jak etat
Podstawa prawna: Kodeks cywilny art. 627–646; Kodeks pracy art. 22 §1 (odróżnienie od stosunku pracy)
Umowa zlecenia / świadczenie usług — kiedy jest właściwa
Kiedy stosujemy
Gdy praca jest powtarzalna, ciągła, oparta na staranności — np. obsługa klienta, administracja, bieżące wsparcie techniczne, zarządzanie projektami. Gdy efekt jest „w procesie”, a nie jednorazowym, zamkniętym rezultatem. Zleceniobiorca zobowiązuje się do należytego wykonywania działań.
Co wpisujemy do umowy
Zakres obowiązków, standard jakości, terminy i SLA, sposób raportowania, klauzule poufności, odpowiedzialność kontraktowa.
Jak rozliczamy
Według czasu lub etapów, z dokumentacją procesu.
Mini-porównanie
Podstawa prawna: Kodeks cywilny art. 734–751 oraz art. 750
Działalność nierejestrowana (NDG) — legalne dorabianie
Warunki (prosto)
  • Drobna działalność osoby fizycznej
  • Limit przychodów zgodny z przepisami (powiązany z minimalnym wynagrodzeniem)
  • Brak zarejestrowanej działalności gospodarczej w wymaganym okresie (jeśli dotyczy)
Limity i obowiązki
  • Limit wyliczany ustawowo na bazie minimalnego wynagrodzenia
  • Konieczna ewidencja przychodów (najprościej: tabela + numer rachunku)
  • Aktualne wartości mogą się zmieniać — sprawdzaj przepisy
Guardrail Profilio
  • Ewidencja przychodów - automatic tracking
  • Alert zbliżania się do limitu - notification before reaching threshold
  • Alert 'zorganizowanie/ciągłość' → rekomendacja JDG - when activity shows business characteristics
Ryzyka
Jeśli działania mają cechy działalności gospodarczej (ciągłość, zorganizowanie, powtarzalność), może powstać obowiązek rejestracji. Wtedy lepiej przejść na JDG.
Podstawa prawna: Prawo przedsiębiorców art. 5; definicja działalności gospodarczej — Prawo przedsiębiorców art. 3
Kompletny Ślad Audytowy w Profilio
Każde rozliczenie w Profilio generuje kompletny pakiet dowodowy. To nie tylko zabezpiecza strony, ale także ułatwia kontrole i audyty.
Brief i Warunki
Umowa Wykonawcy
Akceptacja i Odbiór
Dokument Sprzedaży
Prawa Autorskie (IP)
Co dostaje firma do księgowości:
  • Faktura + załączniki
  • Protokół odbioru
  • Przeniesienie praw (jeśli dotyczy)
Co dostaje wykonawca:
  • Umowa
  • Potwierdzenia realizacji
  • PIT-11 (jeśli płatnik)
Podstawa prawna: Ustawa o VAT art. 106b–106e; Ustawa o rachunkowości art. 21; Ustawa o prawie autorskim
Klient dostaje fakturę od operatora — to porządkuje B2B
Klient
Płatność
Operator
Faktura
Wykonawca
Umowa + rozliczenie PIT
Jak to działa w praktyce
Firma kupuje usługę lub dzieło od operatora Profilio (podatnika VAT) i otrzymuje pełnoprawną fakturę. Transakcja jest udokumentowana zgodnie z wymogami ustawy o VAT i rachunkowości.

Firma księguje zakup na fakturze od operatora.
Wykonawca bez jednoosobowej działalności gospodarczej:
  • Nie musi „udawać firmy" ani generować faktur.
  • Rozlicza się na podstawie umowy cywilnoprawnej.
  • Operator bierze na siebie część formalności.
  • Eliminuje ryzyko uznania „ukrytej działalności gospodarczej".
  • Zapewnia klarowny ślad audytowy.
  • Zmniejsza obciążenia administracyjne wykonawcy.
Korzyści dla klienta
  • Faktura zgodna z przepisami VAT
  • Możliwość odliczenia VAT (jeśli przysługuje)
  • Komplet załączników (protokoły, prawa autorskie)
  • Bezpieczeństwo prawne i dowodowe
  • Prostota księgowania
Podstawa prawna: Ustawa o VAT art. 106b–106e; Ustawa o VAT art. 8 ust. 2a (działanie we własnym imieniu na rzecz osoby trzeciej)
PIT freelancera bez firmy: prosta logika
Rozliczenie podatkowe wykonawcy odbywa się na tych samych zasadach co w przypadku klasycznych umów cywilnoprawnych. Żadnej magii ani optymalizacji — tylko standardowa procedura.
Co robi użytkownik: Zbiera dokumenty → Rozlicza rocznie
1
Zaliczka (płatnik)
Operator pobiera zaliczki w trakcie roku.
2
PIT-11
Wykonawca otrzymuje informację podatkową od operatora.
3
Zeznanie roczne
Wykonawca rozlicza wszystkie źródła dochodu.

To standardowa procedura — taka sama jak przy innych umowach cywilnoprawnych.
Podstawa prawna: Ustawa o PIT art. 27 (skala podatkowa), art. 41–42 (płatnik), art. 45 (zeznanie roczne)
Zaliczki miesięczne vs rozliczenie roczne — 3 scenariusze
Płatnik
Operator działa jako płatnik, pobierając zaliczki i wystawiając PIT-11.
  • Operator pobiera zaliczki w ciągu roku.
  • Wykonawca składa roczne zeznanie podatkowe.
Scenariusz B: brak płatnika (wyjątek, poza standardowym modelem Profilio)
Jeśli uzyskujesz przychód bez płatnika (np. umowa bezpośrednio z podmiotem zagranicznym poza operatorem), możesz mieć obowiązek samodzielnego rozliczania podatku zgodnie z zasadami właściwymi dla danego źródła przychodu.
Działalność nierejestrowana (NDG): Przychody wykazujesz w PIT-36 jako „działalność nierejestrowana" i nie płacisz zaliczek w trakcie roku — rozliczasz podatek w zeznaniu rocznym.
Ulgi i kwota wolna
Niezależnie od zaliczek, kluczowe jest roczne zeznanie podatkowe.
  • Tam stosuje się wszystkie ulgi i kwotę wolną.
  • Określa ostateczny podatek do zapłaty.
💡 W Profilio standardowo występuje płatnik (operator polski lub zagraniczny), więc Scenariusz B dotyczy sytuacji spoza podstawowego modelu.
Podstawa prawna: Ustawa o PIT art. 20 ust. 1ba (działalność nierejestrowana), art. 41–42 (obowiązki płatnika), art. 44 (zaliczki), art. 45 (zeznanie roczne); informacja MF: podatki.gov.pl — brak zaliczek w NDG

W praktyce u większości osób kluczowe jest rozliczenie roczne
Koszty uzyskania przychodu — legalne mechanizmy w PIT
Koszty uzyskania przychodu (KUP) to kwota, którą możesz odliczyć od przychodu przed obliczeniem podatku. W umowach cywilnoprawnych masz kilka opcji — wszystkie legalne i określone w ustawie.
20% (standard)
Typowe dla wielu umów cywilnoprawnych. Zastosowanie jest proste: 20% przychodu to koszty, bez potrzeby dokumentowania faktycznych wydatków. Przewidywalne i bezpieczne.
50% (autorskie)
Tylko gdy faktycznie powstał utwór w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i przenosisz prawa / dajesz licencję. Wymaga kompletnej dokumentacji: umowa, opis utworu, protokół odbioru.
Koszty faktyczne
Możliwe, gdy poniesione koszty są udowodnione dokumentami (faktury, rachunki) i spełniają warunki ustawowe (związek z przychodem, poniesione w celu osiągnięcia przychodu).
Profilio pomaga dobrać właściwy wariant i generuje dokumenty potrzebne do obrony rozliczenia przed kontrolą skarbową.
Podstawa prawna: Ustawa o PIT art. 22 (koszty uzyskania przychodu, w tym 50% KUP i zasady kosztów faktycznych)
50% kosztów autorskich — kiedy wolno (i jak to udowodnić)
Protokół odbioru
Potwierdza akceptację dzieła przez zamawiającego.
Identyfikacja utworu
Opis utworu: tytuł, wersja, zakres.
Klauzula praw/licencji
Jasne określenie przeniesienia praw autorskich lub udzielenia licencji w umowie.
Checklista zgodności
  • Powstaje „utwór" — oryginalny rezultat twórczy (tekst, kod, muzyka, grafika, projekt architektoniczny itp.)
  • Umowa przewiduje przeniesienie praw autorskich lub udzielenie licencji
  • Jest identyfikacja utworu: tytuł, wersja, zakres, opis
  • Jest odbiór/akceptacja udokumentowana protokołem
  • Ewentualnie: rozdzielenie części „twórczej" i „nietwórczej", jeśli w jednej umowie są oba elementy
Najczęstsze błędy
Brak faktycznego utworu.
Brak kompletnej dokumentacji.
Brak opisu i identyfikacji utworu.

Profilio nie „wymyśla" 50% KUP. Stosujemy je tylko tam, gdzie faktycznie powstał utwór i są dokumenty.
Podstawa prawna: Ustawa o PIT art. 22 (50% KUP); Ustawa o prawie autorskim art. 1 (definicja utworu) i art. 41 (przeniesienie praw)
Przykład edukacyjny (nie obietnica): jak 50% KUP może obniżyć podstawę opodatkowania
⚠️ Wynik zależy od limitów ustawowych i sytuacji podatnika. To nie jest obietnica konkretnej oszczędności.
Poniżej neutralny przykład liczbowy pokazujący, jak działa mechanizm 50% kosztów uzyskania. To nie obietnica cudów, tylko standardowa matematyka ustawy o PIT.
Wariant bez zastosowania 50% KUP
  • Przychód roczny (np. z umowy o dzieło): X zł
  • Koszty uzyskania (standardowe): Zł
  • Podstawa opodatkowania: X zł - Zł
  • Podatek: liczony od pełnej podstawy według skali podatkowej
W tym wariancie podstawa opodatkowania jest wyższa, co może skutkować wyższym podatkiem, jeśli nie przysługują inne ulgi.
Wariant z zastosowaniem 50% KUP
  • Przychód roczny z praw autorskich: X zł
  • Koszty uzyskania (50% KUP): X/2 zł (do limitu ustawowego)
  • Podstawa opodatkowania: X/2 zł
  • Podatek: liczony od niższej podstawy według skali podatkowej
Zastosowanie 50% KUP obniża podstawę opodatkowania, co może przełożyć się na niższy podatek do zapłaty. Jest to mechanizm, który pozwala na efektywne zarządzanie obciążeniem podatkowym w przypadku twórczości.

Ważne: To działa tylko, gdy faktycznie powstaje utwór i są dokumenty. Profilio nie „wymyśla" 50% KUP — tylko stosuje je tam, gdzie jest legalne.
Podstawa prawna: Ustawa o PIT art. 22 (limity i warunki 50% KUP); Ustawa o prawie autorskim. Limity 50% KUP wynikają z ustawy i mogą się zmieniać.
Składki ZUS w umowach cywilnoprawnych (bez mitów)
Temat ZUS w umowach dzieło i zlecenie budzi wiele emocji. Oto prosty przewodnik po tym, co mówią przepisy.
Umowa o dzieło
Co do zasady brak składek ZUS, jeśli to prawdziwe dzieło (konkretny rezultat, odbiór, brak stałych godzin). Jednak umowy o dzieło muszą być zgłaszane do ZUS (obowiązek informacyjny RUD).
Umowa zlecenia
Co do zasady składki zależą od statusu wykonawcy: czy ma inny tytuł ubezpieczenia (np. etat, emerytura, renta), czy jest studentem do 26 roku życia itp.
Zależy od statusu
  • Student do 26 lat: często zwolniony ze składek.
  • Etat/emerytura/renta: często zwolniony (posiada inny tytuł ubezpieczenia).
  • Brak innego tytułu: może wymagać opłacania składek.
Kiedy robi się ryzyko
  • Umowa z własnym pracodawcą.
  • Praca na jego rzecz.
  • Te sytuacje mogą zmieniać zasady i generować obowiązek składek ZUS.
Przykładowe scenariusze:
Przykład 1: Student do 26 lat + zlecenie od obcej firmy = brak składek (Zwolnienie dotyczy studentów do 26 r.ż., o ile zlecenie nie jest z własnym pracodawcą ani na jego rzecz)
Przykład 2: Etat + zlecenie (inna firma, nie na rzecz pracodawcy): • Jeśli na etacie masz co najmniej minimalne wynagrodzenie: składki społeczne obowiązkowe tylko z etatu, a z umowy zlecenia społeczne mogą być dobrowolne • Składka zdrowotna z umowy zlecenia jest co do zasady obowiązkowa • Jeśli zlecenie jest zawarte z własnym pracodawcą lub wykonywane na jego rzecz: składki jak od etatu (łączna podstawa)
Przykład 3: Pracownik etatowy + zlecenie od własnego pracodawcy = składki obowiązkowe
Podstawa prawna: Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych art. 6, art. 9, art. 12–13 (zbieg tytułów do ubezpieczeń społecznych); obowiązek zgłaszania umów o dzieło (RUD); materiały ZUS dot. umów cywilnoprawnych i zbiegu tytułów; Ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (składka zdrowotna)
Jak mieć ubezpieczenie zdrowotne, gdy nie masz JDG
1
Etat lub inny tytuł ubezpieczenia
Najprościej: jeśli pracujesz na etacie, jesteś na rencie/emeryturze, masz umowę zlecenie z odprowadzaniem składek — jesteś objęty NFZ.
2
Członek rodziny
Jeśli spełniasz warunki (np. nie masz własnego tytułu, jesteś studentem, współmałżonek jest ubezpieczony), możesz być zgłoszony jako członek rodziny.
3
Dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne
Gdy nie masz innego tytułu, możesz opłacać składkę zdrowotną samodzielnie i zgłosić się do NFZ jako osoba dobrowolnie ubezpieczona.
Podstawa prawna: Ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (zasady ubezpieczenia i zgłaszania członków rodziny)
VAT: dlaczego w Profilio „temat faktury" jest prostszy
Czy freelancer musi mieć VAT?
Nie — freelancer bez jednoosobowej działalności gospodarczej nie musi być podatnikiem VAT tylko po to, żeby firma mogła zaksięgować usługę.
Jak to działa w Profilio?
  • Dokument sprzedaży (faktura VAT lub inny właściwy) dla klienta wystawia operator — podatnik VAT zgodnie z przepisami.
  • Freelancer rozlicza się z operatorem na podstawie umowy cywilnoprawnej.
  • Mapa VAT według miejsca:
  • PL (B2B): Faktura VAT z polską stawką, klient odlicza VAT jeśli jest czynnym podatnikiem
  • UE (B2B): Często reverse charge — faktura bez polskiego VAT, nabywca rozlicza VAT we własnym kraju (art. 28b)
  • Poza UE: Zazwyczaj poza zakresem polskiego VAT, faktura bez VAT z adnotacją o miejscu świadczenia
Najczęstsze pytanie firmy: czy mogę odliczyć VAT?
Zależy od faktury i statusu nabywcy.
  • Kto wystawia: Operator (podatnik VAT) wystawia fakturę dla klienta
  • Kiedy VAT: Jeśli operator jest czynnym podatnikiem VAT i transakcja podlega VAT w Polsce — faktura zawiera VAT
  • Co dostaje księgowość: Faktura VAT z wszystkimi wymaganymi elementami, gotowa do księgowania i odliczenia (jeśli klient ma prawo do odliczenia)
Podstawa prawna: Ustawa o VAT art. 15 (podatnik), art. 106b–106e (faktury), art. 8 ust. 2a (działanie we własnym imieniu)
Sprzedaż usług za granicę — zasady w 60 sekund
Gdy Profilio rozlicza usługę dla klienta zagranicznego, kluczowe jest miejsce świadczenia i status nabywcy (B2B vs B2C). Oto uproszczony schemat.
⚠️ Konkretna kwalifikacja zależy od typu usługi i statusu nabywcy — poniżej uproszczony schemat.
PL (B2B/B2C)
  • Faktura VAT z polską stawką (jeśli operator jest czynnym podatnikiem VAT)
  • Klient B2B może odliczyć VAT zgodnie z prawem do odliczenia
UE (B2B) — art. 28b
  • Często reverse charge: faktura bez polskiego VAT, z adnotacją „odwrotne obciążenie"
  • Nabywca rozlicza VAT we własnym kraju (wymaga numeru VAT UE)
Poza UE
  • Zazwyczaj poza zakresem polskiego VAT (miejsce świadczenia u nabywcy)
  • Faktura bez VAT z adnotacją o podstawie prawnej
Co robi Profilio: Dobiera właściwy wariant dokumentu, stawkę VAT, adnotacje prawne (np. „reverse charge", „art. 28b") i ewentualne zgłoszenia (VAT-UE) — wszystko zgodnie z przepisami.
Podstawa prawna: Ustawa o VAT art. 28b (miejsce świadczenia usług B2B), art. 17 (import usług / rozliczenie podatku przez nabywcę), art. 97 (VAT-UE)
Jak unikamy podwójnego opodatkowania (legalnie)
Gdy wykonawca ma rezydencję w Polsce, a klient jest za granicą (lub odwrotnie), pojawia się pytanie: czy zapłacę podatek dwa razy? Nie, jeśli zastosujesz się do przepisów.
1
Rezydencja podatkowa
2
Umowa o UPO
3
Metoda unikania podwójnego podatku
01
Gdzie masz rezydencję podatkową?
Rezydencja decyduje, gdzie składasz zeznanie roczne i rozliczasz dochody światowe. Zwykle tam, gdzie masz centrum interesów życiowych. Np. mieszkasz i pracujesz w Polsce przez cały rok → rezydencja polska.
02
Czy w kraju klienta masz „zakład"/stałą placówkę?
Jeśli nie masz stałego miejsca prowadzenia działalności w kraju klienta, to najczęściej nie powstaje tam obowiązek podatkowy od usług. Np. 'zakład' = biuro, oddział, stała placówka w kraju klienta. Freelancer bez fizycznej obecności zazwyczaj nie ma zakładu.
03
Jaki jest charakter przychodu?
Usługi, licencja, praca najemna — każdy rodzaj przychodu ma inne reguły w konwencjach o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO). Np. usługi IT świadczone zdalnie zazwyczaj podlegają opodatkowaniu w kraju rezydencji wykonawcy.

Sedno: Umowy o UPO dzielą prawo do opodatkowania między państwa i przewidują metodę unikania podwójnego podatku (odliczenie lub zwolnienie).
Podstawa prawna: Konwencje o unikaniu podwójnego opodatkowania (np. PL-UK: art. 4 rezydencja, art. 5 zakład, art. 7 zyski przedsiębiorstwa, art. 12 należności licencyjne, art. 23 metody unikania podwójnego opodatkowania); Ustawa o PIT art. 3 ust. 1 (rezydencja podatkowa i obowiązek rozliczenia dochodów światowych)
Rachunek też może być legalnym dokumentem (ale…)
Rachunek / dowód księgowy
Może potwierdzać transakcję, jeśli nie mówimy o fakturze VAT. Musi zawierać elementy pozwalające zidentyfikować strony, datę, przedmiot transakcji i kwotę. Stosowany np. w NDG lub przy prostych rozliczeniach między osobami fizycznymi.
Checklist podstawowy
  • Numer i data wystawienia
  • Dane stron (imię, nazwisko, adres)
  • Opis przedmiotu (usługa/dzieło)
  • Kwota brutto
  • Podpis/akceptacja
Faktura VAT
Dokument VAT — wystawia podatnik VAT zgodnie z ustawą. Zawiera wszystkie elementy wymagane przez art. 106e ustawy o VAT (m.in. NIP, stawka VAT, numer i data).
Faktura VAT wymaga statusu podatnika VAT — freelancer bez JDG nie musi być podatnikiem VAT.
W Profilio klient dostaje fakturę od operatora (podatnika VAT), co eliminuje problem „rachunku od osoby bez firmy".
Podstawa prawna: Ustawa o rachunkowości art. 21 (dowody księgowe); Ustawa o VAT art. 106e (elementy faktury)
Jak ograniczamy spory: dowody, odbiór, parametry
Kluczowe jest nie tylko wykonanie pracy, ale także zabezpieczenie dowodów, że praca została wykonana zgodnie z umową. Oto mechanizmy ochronne.
Brief
Protokół odbioru
Wersjonowanie
Podstawa prawna: Kodeks cywilny (odpowiedzialność kontraktowa art. 471; dzieło art. 627 i n.; rękojmia przy dziele art. 637–640)
Granica: freelancer vs pracownik (i jak Profilio ją pilnuje)
Najczęstsze pytanie organów kontroli: czy to nie jest ukryty stosunek pracy? Oto checklista, która chroni przed reklasyfikacją umowy.
⚠️ Red Flags — sygnały ukrytego etatu
🚩 Stałe godziny pracy i lista obecności
🚩 Polecenia jak od przełożonego („zrób to teraz")
🚩 Dyżury i grafik zmian
Liczy się rzeczywistość współpracy, nie sama nazwa umowy.
Checklista zgodności
  • Brak stałych godzin i list obecności — wykonawca planuje czas sam
  • Brak podporządkowania służbowego jak w etacie — brak polecenia „zrób X teraz", a raczej „potrzebuję rezultatu Y"
  • Rozliczenie za rezultat/usługę, nie za „bycie dostępnym"
  • Możliwość pracy dla wielu klientów — wykonawca nie jest „związany" z jednym zleceniodawcą
  • Narzędzia po stronie wykonawcy (co do zasady) — chyba że klient udostępnia swoje
Czego NIE ROBIĆ
„Etat w przebraniu": kierownik wydający polecenia, grafik zmian, dyżury, lista obecności, podporządkowanie jak w Kodeksie pracy.
Podstawa prawna: Kodeks pracy art. 22 §1 (definicja stosunku pracy: praca podporzątkowana, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę); Kodeks cywilny (dzieło/zlecenie)
Model hybrydowy: etat + freelancing bez ryzyka
Model hybrydowy (etat + freelance) jest legalny, o ile rozgraniczenie ról jest jasne.
Co na etat (stabilne, krytyczne)
  • Obsługa kasy i recepcji
  • Kierownik zmiany
  • Zadania wymagające ciągłości i nadzoru
Co na freelance (rezultaty, projekty)
  • Materiały promocyjne (grafika, tekst, wideo)
  • Wdrożenia IT i projekty cyfrowe
  • Analizy, audyty, raporty
3 zasady bezpieczeństwa
1
Rezultat
2
Odbiór
3
Brak podporządkowania
Podstawa prawna: Kodeks pracy art. 22 (stosunek pracy); Kodeks cywilny art. 627 i n. (dzieło), art. 734 i n. (zlecenie/usługi)
Przykład B2B: software house kupuje rezultat od zespołu bez JDG
Software house często zleca fragmenty kodu, moduły, UI/UX czy testy osobom spoza etatu. Profilio umożliwia legalne rozliczenie takich współprac z pełnym pakietem dowodów.
Brief
Zakres prac, język programowania, standard kodu, kryteria odbioru, termin.
Realizacja
Wykonawcy pracują zdalnie, oddają wersje kodu, komunikacja przez GitLab/GitHub.
Odbiór
Software house testuje kod, akceptuje lub zgłasza poprawki, protokół odbioru.
Faktura
Software house dostaje fakturę od operatora (podatnika VAT).
IP
Umowa przeniesienia praw autorskich (gdy kod to utwór).

💡 IP (prawa autorskie): Tylko gdy powstał utwór w rozumieniu prawa autorskiego. Nie każdy kod jest utworem — zależy od oryginalności i twórczego charakteru.
Podstawa prawna: Ustawa o VAT art. 106b–106e; Ustawa o prawie autorskim art. 74 (programy komputerowe); Kodeks cywilny (dzieło/usługi)
Kreatywni: legalnie od pierwszego zlecenia, bez wpadek „na gotówkę"
Fotografowie, videografowie, graficy, copywriterzy — wszyscy, którzy tworzą na zlecenie, mogą korzystać z Profilio od pierwszego projektu. Oto ścieżka rozwoju.
Stopień 1: NDG (działalność nierejestrowana)
Gdy spełniasz warunki (drobne przychody, limit ustawowy) i trzymasz dokumentację (ewidencja, rachunki). Idealne na start.
Stopień 2: Umowy cywilnoprawne + prawa autorskie
Gdy klient biznesowy wymaga faktury i dokumentów. Profilio wystawia fakturę, a Ty rozliczasz się z operatorem na umowie dzieło/usługi + przeniesienie praw (jeśli powstał utwór). 50% KUP tam, gdzie legalne.
Stopień 3 (opcjonalnie): JDG
Gdy skala rośnie i wymaga własnej struktury biznesowej (np. zatrudniasz innych, masz stałych klientów, działalność ma charakter zorganizowany).
Kiedy przejść poziom wyżej?
Regularność
Stałe, powtarzające się zlecenia od tych samych klientów
Skala
Rosnąca liczba projektów i klientów miesięcznie
Powtarzalność
Działalność ma charakter ciągły, nie jednorazowy

💡 Profilio pilnuje limitów (np. NDG) i sygnalizuje ryzyko przekroczenia lub ciągłości działalności, która może wymagać rejestracji JDG.
Podstawa prawna: Prawo przedsiębiorców art. 5 (NDG); Ustawa o PIT art. 22 (KUP w tym 50%); Ustawa o prawie autorskim
Zarząd i prokura: można, ale tylko przy realnie odrębnym zakresie
⚠️ UWAGA: Wymaga weryfikacji zakresu i podstawy prawnej

Ważna zasada: Umowa cywilnoprawna z członkiem zarządu lub prokurentem nie może „udawać" powołania ani dublować obowiązków statutowych bez sensu.
✓ Umowa cywilnoprawna musi dotyczyć realnie odrębnych czynności — nie może dublować zakresu powołania.
✓ Nie zastępuje powołania — to dodatkowa usługa/dzieło poza obowiązkami statutowymi.
Prokura to szczególny rodzaj pełnomocnictwa udzielany przez przedsiębiorcę i ujawniany w rejestrze; ma szeroki zakres i odrębne zasady od pełnomocnictw "zwykłych".
Przykłady legalnych, odrębnych usług
  • Stworzenie strategii marketingowej (utwór) — wykraczające poza bieżące obowiązki
  • Projekt wdrożeniowy nowego systemu IT — jednorazowy rezultat
  • Audyt lub analiza (np. due diligence, raport rynkowy) — produkt jako rezultat
  • Opracowanie szkolenia lub podręcznika — utwór dydaktyczny
Czego unikać
„Wypłata bonusu przez umowę o dzieło", „umowa na wykonywanie obowiązków zarządu" — to może być uznane za próbę obejścia składek ZUS lub ukrycia wynagrodzenia.
Podstawa prawna: Kodeks spółek handlowych art. 201 i n. (powołanie zarządu); Kodeks cywilny art. 109¹–109⁹ (prokura); Ustawa o PIT art. 13 (działalność wykonywana osobiście — umowy cywilnoprawne z członkami organów); Kodeks cywilny (umowy cywilnoprawne — dzieło, zlecenie)
Anty-„optymalizacja": co odróżnia Profilio od schematów
Optymalizacja podatkowa to construction mająca na celu sztuczne obniżenie podatku. Profilio to nie optymalizacja — to uporządkowane rozliczenia zgodne z prawem.
Jak to wdrażamy: Checklisty umów + protokoły odbioru + archiwum dokumentów + alerty ryzyk (np. przekroczenie limitów, ciągłość działalności).
1. Realna usługa i dokumentacja
Realna usługa/rezultat + realna cena rynkowa + realna dokumentacja (umowa, odbiór, archiwum).
2. Podatek według ustawy
Podatek naliczony zgodnie z przepisami PIT (zaliczki przez płatnika, zeznanie roczne) — brak sztucznych konstrukcji typu „spółka na Cyprze".
3. Transparentny ślad
Umowa → realizacja → odbiór → dokument sprzedaży → rozliczenie PIT. Wszystko jest przejrzyste i gotowe na kontrolę.
4. Właściwa umowa do właściwej pracy
Zasada „compliance by design": dzieło, gdy jest rezultat; usługa, gdy proces; NDG, gdy drobne i limitowane.
Czerwone flagi (czego NIE ROBIMY)
🚩 Fikcyjne prawa autorskie
🚩 „Dzieło" bez dzieła
🚩 Ukrywanie przychodów
🚩 Etat w przebraniu
Podstawa prawna: Ordynacja podatkowa art. 119a (klauzula przeciwko unikaniu opodatkowania); Kodeks karny skarbowy (odpowiedzialność za uchylanie się); Ustawa o PIT
Compliance „na przyszłość": e-faktury, archiwum, porządek
Przepisy się zmieniają — KSeF (Krajowy System e-Faktur), obowiązkowe e-faktury, nowe raporty. Profilio przygotowuje Cię na te zmiany już dziś.
KSeF-ready
Zgodnie z aktualnym harmonogramem MF, obowiązek e-faktur dla wszystkich. Profilio przygotowuje Cię na to już dziś.
  • Dane w formacie XML gotowe do integracji z KSeF
  • Automatyczne przygotowanie struktury faktury zgodnie z wymogami
  • Brak stresu przy wdrożeniu obowiązkowych e-faktur
Archiwum audytowe
  • Wszystkie dokumenty w jednym miejscu (umowa, odbiór, faktura, IP)
  • Wersjonowanie, daty, numeracja — szybkie wyszukiwanie
  • Gotowy pakiet dowodowy na kontrolę (US, PIP, due diligence)
Podstawa prawna: Ustawa o VAT (fakturowanie); komunikaty MF dot. KSeF (obowiązkowe e-faktury wg harmonogramu) — w oparciu o komunikaty MF / podatki.gov.pl
FAQ — krótko i konkretnie
Czy muszę mieć firmę?
Nie, w wielu scenariuszach wystarczą umowy cywilnoprawne (dzieło/zlecenie) lub NDG.
Czy dostanę PIT-11?
Tak, gdy rozliczenie idzie przez płatnika (operator Profilio).
Czy zawsze da się zastosować 50% KUP?
Nie, tylko gdy faktycznie powstał utwór i są dokumenty (umowa, opis, przeniesienie praw).
Czy to zastępuje etat?
Nie — to inny model. Etat to podporządkowanie i stabilność, freelancing to projekty i rezultaty.
Czy klient może wrzucić w koszty?
Tak, dostaje fakturę od operatora (podatnika VAT), więc może zaksięgować jako koszt.
Czy są sytuacje, kiedy lepsza jest JDG?
Tak, przy dużej skali, stałej działalności, zatrudnianiu innych — wtedy własna firma ma więcej sensu.
Czy mogę pracować dla kilku klientów jednocześnie?
Tak, to jedna z cech freelancingu — brak wyłączności (chyba że umowa stanowi inaczej).
Czy Profilio zgłasza mnie do ZUS?
Zależy od typu umowy i Twojego statusu. Dzieła zgłaszane są informacyjnie (RUD), zlecenia — gdy wymagane składki.
Podstawa prawna: Ustawa o PIT; Ustawa o VAT; Kodeks cywilny; Prawo przedsiębiorców; Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych
Podsumowanie: co daje Profilio w praktyce
Zgodność
Zaprojektowane pod zgodność
Dokumenty i rozliczenia oparte na przepisach Kodeksu cywilnego, ustawy o PIT, VAT i prawie autorskim.
Redukcja
Redukcja ryzyk
Transparentny ślad, komplet dokumentów, jasne role stron — minimalizacja ryzyka szarej strefy.
5min
Czas na księgowanie
Faktura gotowa, archiwum w jednym miejscu, eksport do PDF — szybsze księgowanie i audyty.
3 kluczowe korzyści
  1. Legalny model oparty o umowy cywilnoprawne i jasne rozliczenie podatków — bez sztuczek i „optymalizacji".
  1. Faktura dla klienta + komplet dokumentów dowodowych (umowa, odbiór, prawa autorskie) — gotowe na kontrolę.
  1. Mniej ryzyk (VAT, ZUS, PIP, US) dzięki poprawnej kwalifikacji umów, archiwum i transparentności.
Dla firm
Legalne rozliczenia z freelancerami + faktura VAT + komplet dokumentów na kontrolę.
Dla wykonawców
Zarabiaj od pierwszego zlecenia bez JDG — z fakturą dla klienta i rozliczeniem PIT.
Podstawa prawna: Kodeks cywilny; Ustawa o PIT; Ustawa o VAT; Prawo przedsiębiorców; Ustawa o prawie autorskim
Proponowane zmiany prawne: kontekst i potencjalne kierunki
Przepisy podatkowe i ubezpieczeniowe ewoluują, a poniższe trendy i projekty mogą wpłynąć na przyszłość rozliczeń.
VAT i limity (trendy legislacyjne)
  • Projekt: wyższy limit zwolnienia z VAT (do 240 000 zł)
  • Projekt: kwartalny limit w NDG zamiast rocznego
  • Status: projekty w konsultacjach, daty mogą się zmienić
KSeF i e-fakturowanie
  • Obowiązkowe e-faktury zgodnie z harmonogramem MF
  • System KSeF dla wszystkich podatników VAT
  • Status: wdrożenie etapowe, szczegóły w komunikatach MF
Kontrole i klasyfikacja współpracy
  • Projekty rozszerzenia uprawnień PIP w zakresie kontroli B2B
  • Trend: większa kontrola „ukrytych etatów" i prawidłowej klasyfikacji umów
  • Status: projekty w obiegu publicznym

⚠️ Stan prawny może się zmieniać — powyższe informacje oparte na projektach i komunikatach dostępnych na dzień przygotowania materiału. Profilio aktualizuje procesy zgodnie z nowymi przepisami. Zalecamy śledzenie oficjalnych źródeł.
Źródła: podatki.gov.pl, komunikaty MF, projekty ustaw (Sejm RP), ISAP
Dodatkowe zasoby i dokumenty referencyjne
Poniżej znajdziesz linki do kluczowych aktów prawnych i oficjalnych źródeł. Profilio opiera się na tych przepisach — warto je znać. To są źródła, na których opieramy aktualizacje procesów Profilio.
Prawo (ISAP)
  • Kodeks cywilny (umowy, dzieło, zlecenie)
  • Ustawa o PIT (koszty, płatnik, zeznanie)
  • Ustawa o VAT (podatnik, faktury, miejsce świadczenia)
  • Ustawa o prawie autorskim (utwory, przeniesienie praw)
  • Prawo przedsiębiorców (JDG, NDG)
  • Konwencje o UPO (współpraca międzynarodowa)
Podatki (podatki.gov.pl)
  • Interpretacje indywidualne
  • Komunikaty MF (KSeF, zmiany przepisów)
  • Wzory formularzy (PIT-11, PIT-36, PIT-37)
ZUS (zus.pl)
  • Zasady zgłaszania do ubezpieczeń
  • Składki od umów cywilnoprawnych
  • Dokumenty zgłoszeniowe (RUD, ZUS ZUA)
UOKiK i inne
  • Praktyki rynkowe i ochrona konkurencji
  • Orzecznictwo sądów (NSA, SN)
Wszystkie akty prawne dostępne w ISAP (Internetowy System Aktów Prawnych) oraz na podatki.gov.pl i zus.pl.
Dziękujemy za uwagę
Mamy nadzieję, że ta prezentacja rozwiała wątpliwości i pokazała, że Profilio to nie „optymalizacja", tylko uporządkowane, zgodne z prawem rozliczenia.
Profilio = klasyczne umowy + prawidłowe dokumenty + ślad audytowy
Kluczowe punkty do zapamiętania
  • Model oparty na klasycznych umowach (dzieło, zlecenie, usługi, NDG)
  • Podatki naliczane zgodnie z ustawą — żadnych sztuczek
  • Kompletna dokumentacja i transparentny ślad — gotowe na kontrolę
  • Faktura dla klienta wystawiona przez operatora (podatnika VAT)
  • Freelancer bez firmy może legalnie dorabiać — bez ryzyka
Kontakt dla firm
Chcesz wdrożyć model rozliczeń „bez firmy" w swojej organizacji?
Kontakt dla wykonawców
Chcesz dorabiać legalnie bez zakładania firmy?
📧 Kontakt: [email protected] | 🌐 www.profilio.pl
Podstawa prawna: Kodeks cywilny, Ustawa o PIT, Ustawa o VAT, Prawo przedsiębiorców, Ustawa o prawie autorskim.